Как хранить документы в условиях военного времени

Автор: Наталья Кучер

Сегодня безопасность семьи для многих людей в Украине имеет первостепенное значение. Некоторые уже столкнулись с необходимостью быстро и организованно покинуть свой дом для физического спасения себя и детей. К такой ситуации важно быть готовым.  В критический момент у вас не будет времени позаботиться о документах. Это необходимо сделать заранее.  

Описанный метод хранения документов поможет вам в любых чрезвычайных ситуациях, а не только во время войны. Кроме того, эта система хранения поможет вам и в повседневной жизни. Важные документы всегда будут под рукой. Дети и животные не смогут их случайно повредить.  Во время наведения порядка вы всегда будете знать, куда положить тот или иной документ. Потоп, пожар, землетрясение или любая другая причина для быстрой эвакуации не застанут вас врасплох.  Вы всегда будете уверены, что действительно важные документы – с вами. В самом крайнем случае – если вы даже по каким-то причинам потеряете документы, вам будет легче их восстановить, поскольку у вас будут их электронные или фото копии.

Данная система была разработана мной в конце 2013 года (в связи с началом революции) и прошла полный цикл испытаний на протяжении нескольких месяцев (включая эвакуацию).

Для работы с документами вам понадобятся:

• Портфель пластиковый А4, на застёжке - 1 шт.  (прежде чем покупать, оцените объем документов, которые должны туда поместиться и выбирайте подходящий по объему, а не по количеству отделов. Чтобы быть уверенной в правильном выборе,  сложите все документы из 1-4 категорий в одну стопку и измерьте  ее высоту. Высота стопки = ширине дна портфеля, который вам необходим. Формат А4  хорошо помещается на дно дорожной сумки во время поездки)
• Папка/конверт на кнопке А5, глянцевая, прозрачная - минимум 2 шт.
• Папка на кнопке А4, глянцевая, прозрачная -  минимум 2 шт.
• Файлы А4
• Файлы А5
• Лоток вертикальный на 1 отделение для бумаги и документов - 1 шт. 
• Скрепки
• Степлер и скобы
• Маркер для CD черный, двусторонний (толстый и тонкий)  - 1 шт. (можно писать прямо на файлах или пластиковых папках, если нужно сделать пояснения к документам, которые там хранятся. Например, надпись на папке: Только копии. ФИО члена семьи)
• Шариковая ручка
• Блок бумаги с липким слоем  - 1 уп. (удобно делать мелкие пометки и пояснения, если они требуются – написали, наклеили на документ, вложили его в файл. Теперь вы сможете быстро понять, что это за документ, не вытаскивая его из файла, не вчитываясь. Например: Договора: электроэнергия, телефон)
• Флешка 1 шт.
• Сканер, фотоаппарат или смартфон (можно одолжить у друзей на 1-2 дня; для фотосъемки используйте светлое время суток и, если позволяют настройки, выберите режим «текст» или  «макросъемка». При фотографировании  заламинированых документов отключите вспышку; всегда делайте несколько фото 1 документа, чтобы потом выбрать наиболее четкий снимок)
• Пластиковый контейнер с крышкой, прозрачный (у меня контейнер пищевой фирмы LUX №8 на 17л.) – минимум 1 шт.  

Соберите ВСЕ документы, которые у вас есть.  Рассортируйте их следующим образом:

1.Паспорта, свидетельства о рождении, удостоверения,  водительские права и другие документы, которыми вы пользуетесь чаще, чем 1 раз в неделю.

2.Важные документы - те,  которыми вы редко пользуетесь, но они имеют огромное значение: договора,  купчие, дипломы,  справки.

3. Все медицинские документы.

4.Стартовые пакеты телефонов  со всеми pin и puk кодами.

5. Копии документов.

6.Архив:  старые, уже закрытые договора, квитанции которые нужно хранить 3 года, старые справки, расписки и прочие документы, которые уже закрыты, но чисто теоретически могут еще понадобиться.

7.Счета за текущий год.

8. Квитанции, гарантийные талоны и инструкции.

 ! Документы, которые находятся в 1-4 категории -
это то, что вы должны взять с собой.  

Как хранить?

 Документы 1-й категории: Документы, удостоверяющие личность

Складываем в пластиковую папку А4  на кнопке.  Папку храним там, где любой взрослый может их легко по необходимости найти, но куда не доберутся дети, животные  и случайные гости. 
Примечание: Папку лучше взять хорошего качества - она переживет вместе с вами не одно путешествие (в хорошем смысле этого слова). Куда бы мы ни ехали всей семьей - она всегда с нами. Рекомендую брать пластиковую и по возможности на молнии. Чтобы случайно пролитый сок, внезапный дождь или другие случайности были не страшны документам.

Обязательно делаем электронные копии ВСЕХ документов из этой категории  и храним их в компьютере, в облачном хранилище (например, Гугл-диск с правом доступа для всех взрослых членов семьи к данным документам)  и на флешке. Все взрослые должны знать, как получить доступ к электронным копиям  данных документов. Если нет возможности отсканировать эти документы - делаем фотокопии и храним их как электронные документы. Это намного больше чем ничего.

! В критической ситуации вы берете эту папку
и вкладываете в пластиковый портфель  А4 для  документов.

Примечание: Сканированные документы я сохраняла в многостраничном PDF документе. Очень удобно распечатывать, особенно, если нужно сделать печатную копию документа и поместить несколько страниц на лист А4.
Сканирование - занятие скучное и однообразное. Если документов много - может занять весь день. Так что запаситесь парочкой хороших фильмов и терпением - такую нудную работу проще сделать за один раз. Потому что мысль о возвращении к ней вас не обрадует.
Почему сканирование документов и хранение их в облачном хранилище  полезно? Вы легко сможете сделать копию любого важного документа. Даже если у вас нет принтера дома. Даже если вы забыли документ. Все что вам нужно - зайти в хранилище и распечатать документ. Сделать это можно где угодно: дома, на работе, в интернет-кафе. Главное - помнить о безопасности хранилища, не давать посторонним пароль от него и почаще этот пароль менять.

Документы 2-й категории: ВСЕ важные документы

Сортируем все документы по принадлежности членам семьи. Складываем для надежности в файлы (1 файл - 1 документ). Некоторые мелкие документы удобно хранить в пластиковой папке на застежке.  После сортировки складываем все документы в пластиковый портфель А4 по принципу 1 отделение - 1 человек. Если надо - выделяем кому-то больше отделений, но стараемся  не смешивать документы разных членов семьи. Это сильно затруднит их поиск.

Поскольку речь идет об очень важных документах, которыми мы редко пользуемся,  портфель желательно хранить в сейфе. Если его нет - в шкафчике, который закрывается на ключ. Если и его нет - просто в месте, труднодоступном  для детей, посторонних и животных. Если планируем хранить портфель на антресолях – покупаем дополнительно водонепроницаемую пластиковую коробку, в которую кладем портфель – это убережёт документы от внезапного потопа.

Обязательно делаем электронные или фотокопии  ВСЕХ документов из этой категории  и храним их в компьютере, в облачном хранилище и на флешке. Все взрослые должны знать, как получить доступ к электронным копиям этих документов.

! В критической ситуации вы берете этот портфель, 

вкладываете в него файл с документами из первой категории и покидаете дом.

Документы 3-й категории: Медицинские карты

Сортируем все медицинские документы по принадлежности членам семьи. Определяем  важность. 

Важность №1:  Медицинские карточки, диски с мрт, справки и другие документы, подтверждающие важные диагнозы (даже если болезнь – в прошлом!), а также - карты прививок. (Не пренебрегайте картой прививок. В лагерях беженцев всем, не имеющим подтверждения, что они привиты, обязательно делают набор прививок. Иногда это приводит к  пагубным последствиям для иммунитета).

Если медицинских карточек дома  нет – идем в поликлинику и делаем хотя бы фотокопии Карт прививок, а также от руки для каждого члена семьи на отдельный лист выписываем  диагнозы (название, когда поставлен, кем) и курсы лечения (перечень принимаемых лекарств, в каких случаях, какая периодичность). Если есть возможность - обязательно делаем  фотокопии  данных документов и храним их в компьютере, в облачном хранилище и на флешке.

! Все эти  документы добавляем в портфель - в соответствии, к кому из членов семьи они относятся.  

Важность №2: слишком крупные рентгеновские снимки (больше, чем А4), старые анализы, старые карточки, назначения  и другие документы, которые не несут в себе жизненно важной информации.  Данные медицинские документы храним отдельно. Можно выделить для этого старую сумку-саквояж, полку в шкафу или пластиковую коробку на антресолях – кому как удобно. 

Документы 4-й категории: стартовые пакеты для телефонов

В папку А5 на молнии складываем все стартовые пакеты (карточки, на которых указаны телефонный номер, pin и  puk ) 

  ! кладем  эту папку в пластиковый портфель для документов в отдельную секцию.

Документы 5-й категории: Копии

Копии документов сортируем по членам семьи. И раскладываем по отдельным файлам и папкам. Храним в удобном месте. Например - в коробке на антресолях или на полке в шкафу. Если эти документы пропадут: сгорят, будут повреждены водой, их съест собака или мыши – ничего страшного. Брать с собой, делать электронные или фотокопии не надо.  Используем их по мере необходимости.

! Здесь храним только бумажные копии и никогда - оригиналы 

Документы 6-й категории: Архив

К этой категории относятся старые, уже закрытые договора; квитанции которые нужно хранить 3 года; старые справки, расписки и прочие документы, которые уже закрыты, но чисто теоретически могут еще понадобиться. Данные документы можно хранить  в сейфе, если позволяет размер сейфа или там, где лежат Важные документы и Копии.

Брать с собой не надо. Делать электронные или фотокопии - по желанию. Если вы лично видите в этом смысл.

Документы 7-й категории: Счета

 Все счета за текущий год удобно хранить в вертикальном лотке для документов. Новые счета просто вкладываем в лоток. Подготовленные для оплаты счета - в папку А5 на кнопке и туда же кладем деньги на оплату. В момент похода в кассу (если вы оплачиваете их на почте или в банке) просто берем эту папку-конверт с собой. Оплаченные счета, рассортированные по месяцам, а также абонентские книжки и пустые бланки квитанций храним в папке А4 на кнопке.  Лоток ставим там, где удобно: на письменном столе, в прихожей, на кухне. В феврале все счета за минувший год перемещаем в Архив.

Брать с собой не надо. Делать электронные или фотокопии - по желанию. Если вы лично видите в этом смысл.

Документы 8-й категории: гарантийные талоны, чеки  и инструкции.

Все чеки на технику, гарантийные талоны и инструкции складываем в одну большую пластиковую коробку с крышкой и прячем на антресоли.  Брать с собой, делать электронные или фотокопии не надо.   1 раз в год удаляем устаревшие гарантийные талоны + чеки, а также инструкции к технике, от которой уже избавились.

Полезные программы для смарфона (андроид):
- гугл диск (хранение файлов)
- dropdox (хранение файлов)
- tiny scanner (сканирование документов)